TEXTOS E VÍDEOS APRESENTANDO DICAS DE CONFIGURAÇÕES NO MS-WORD PARA UMA ADVOCACIA DE ALTA PRODUTIVIDADE SEM ABRIR MÃO DA QUALIDADE DOS SERVIÇO.
Em que pese o presente artigo seja acompanhado de vídeos, isso não tira a importância dos textos que acompanham cada vídeo, porque há uma série de informações, complemento e até correções ao conteúdo apresentado nos vídeos.
1. Opções de auto-correção (impede erros de digitação comuns e auxilia na automatização de digitações repetitivas e extensas).
As opções de auto correção funcional com uma lógica do tipo: você digita algo e o Word muda automaticamente o texto digitado para outro texto previamente cadastrado em uma lista própria dentro do programa.
Para acessar as opções de Auto-Correção você vai ter que seguir os passos apresentados na imagem ao lado, clicando em Arquivo/Opções e, na janela que aparecer, clicar na opção Revisão de Texto e, por fim, no botão Opções de AutoCorreção.
Essa opção é especialmente útil para correções de texto mesmo, erros que passam despercebidos e que podem até gerar um mal-estar.
Sou capaz de desafiar você a digitar
+ F para abrir a pesquisa do Windows e você pesquisar alguma vez em que você escreveu "peDido" sem o primeiro "D", ou ainda o sobrenome "CarValho" sem a letra "V". São falhas a que todos nós estamos sujeitos, mas que pode gerar até uma situação constrangedora.
Pois bem, depois de clicar no botão "Opções de AutoCorreção" vai abrir a janela conforme apresentado à direita, sendo que no campo Substituir você vai desejar a opção que você quer substituir, por exemplo 'nssht', sem as aspas simples. No campo da Por, à direita, você vai digitar a expressão pela qual você quer substituir, por exemplo: 'Norma de Saúde, Segurança e Higiene do Trabalho'.
O único cuidado necessário aqui é na hora de colocar minúsculas e maiúsculas porque o Word vai agir de forma diferente se você colocar no campo Substituir palavras escritas com letras maiúsculas ou não. Citando alguns exemplos:
Se você digitar no Campo "Substituir" o termo NSSHT, com todas maiúsculas e, no texto, você digitar nssht com as letras minúsculas, o Word não vai substituir.
Se você digitar no Campo "Substituir" o termo Rte, pedindo para substituir pela expressão "parte Reclamante", se você não digitar exatamente da forma como você programou, com a primeira maiúscula, o Word não vai substituir. Depois de fazer alguns testes, mesmo digitando RTe e RTE, o Word fez a substituição de forma correta.
No entanto, se você digitar no Campo "Substituir" o termo 'cct', pedindo para substituir por 'convenção coletiva de trabalho', se você digitar Cct com a primeira letra maiúscula, a expressão "Convenção coletiva de trabalho" também ficará com a primeira letra maiúscula. Se você escrever CCT, todas as letras vão ficar maiúsculas, escrevendo "CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO".
1. Macros (Agilizam trabalhos de formatação e executa comandos de forma automática).
As macros são gravações, não de digitações, mas de comandos realizados, tanto por teclas de atalho, quanto por comandos executados nos menus do Word. Enfim, é um tratamento do texto digitado.
Se você usa muito sobrescrito, subscrito, texto todo maiúsculo, a formatação das citações de jurisprudência, enfim, todas essas atividades repetitivas, principalmente de formatação, elas podem ser feitas pelas macros.
Antes de gravar uma macro e executá-las, é necessário você habilitar que o Word execute macros. Siga o passo a passo do vídeo, a partir de 3:18.
É necessário ter em mente que, antes de você gravar uma macro, você precisa saber exatamente o que fazer. Se você estiver seguindo as orientações de alguém, primeiro faça e depois grave a macro.
Importante também seguir um roteiro: Exibição / Macro / Gravar Macro... / Executar os comandos / PARAR GRAVAÇÃO.
Importante! pergunte-se, amarre um lacinho no dedo, escreva em um post-it colado na tela do computador: "parar a gravação". Há dois lugares onde clicar para parar a gravação. Não há desculpas para esquecer.
UMA CORREÇÃO ao que eu falei no vídeo: Se você mudar o nome das macros pelo depurador do script, aquela janela em que aparece as macros em linhas de comando, muda também na lista de macros, mas perde o vínculo com o atalho criado no teclado, nas teclas de atalho configuradas, então, conforme dito no vídeo, em 20:30, o ideal é, realmente, colocar os nomes das macros, logo no início, por isso, assim que você clicar em Macros / 
Gravar Macro... você já deve, desde logo, escolher um nome para a sua Macro e escrever, no compa "Nome da Macro", como no caso abaixo, que eu escolhi UCase, porque o termo UpperCase significa colocar todas as letras maiúsculas, sendo que seria para isso que a macro seria gravada.
Alguns cuidados são necessários ao atribuir uma tecla de atalho:
1. Certifique-se de que a tecla de atalho já não executa alguma função dentro do Word ou no próprio Sistema Operacional. Eu configurei Ctrl + Alt + Shift + C para abrir a Calculadora, então esse atalho não vou mais poder usar. Ctrl + N, Ctrl + I, Ctrl + O... enfim, combinações de duas teclas apenas já possuem atribuição específica dentro do Word. Por isso, sempre prefira combinação de 4 teclas, Combinado todos os atalhos com Ctrl + Atl + Shift + "Char", sendo "Char" um caractere qualquer do teclado. No caso do da imagem eu configurei Ctrl + Alt + Shift + ↑ (seta acima), porque essa macro vai deixar o texto todo maiúsculo.
2. Antes de gravar a macro, execute as ações uma vez para ter certeza de que você sabe onde os comandos estão. Isso pode ocupar algumas linhas de comando no script, atrapalhando o resultado final, ou simplesmente sobrecarregando o computador e demorando mais para o efeito aparecer.
3. Ao clicar em Exibição / Macros / Gravar Macro, escolha, desde já, um nome para a macro. Edições posteriores no depurador do script pode fazer perder o vínculo do atalho configurado com o macro.
4. Antes de atribuir um atalho, certifique-se de que o atalho escolhido está realmente escrito de forma correta no campo "Pressione a nova tecla de atalho", porque o dedo pode resvalar em alguma outra tecla, ou, por insegurança, na hora de pressionar a combinação de teclas, não sair uma combinação de teclas separadas por sinal de adição, mas sequência de teclas separadas por vírgulas. Se aparecer vírgula nesse campo, delete e tente de novo.
5. Clique em Atribuir antes de fechar a caixa de diálogo "Gravar Macro" e;
6. Fechando a caixa de diálogo do tópico anterior, grave a macro da forma mais rápida e fluida possível, sem confiar em tentativas e erros, porque isso pode sobrecarregar o script e acabar sendo executado de forma muito lenda. Se for para executar uma macro de forma lenta, então vale a pena executar as ações de forma manual.
7. CLIQUE EM PARAR GRAVAÇÃO. Não se esqueça de parar a gravação. Parando a gravação, verifique na lista de macros gravadas pela opção
Exibir Macros se a macro que você acabou de gravar está lá, estando lá, tente executá-la. Se ocorrer algum problema ou aparecer alguma advertência na tela, delete essa macro e tente gravar de novo.
Eu gostaria de já explicar sobre a Mala Direta neste mesmo artigo, mas por ser um assunto diferente e demandar uma explicação mais detalhada, vou deixar essa explicação para o próximo artigo.
Essa opção é especialmente útil para correções de texto mesmo, erros que passam despercebidos e que podem até gerar um mal-estar.
Sou capaz de desafiar você a digitar
+ F para abrir a pesquisa do Windows e você pesquisar alguma vez em que você escreveu "peDido" sem o primeiro "D", ou ainda o sobrenome "CarValho" sem a letra "V". São falhas a que todos nós estamos sujeitos, mas que pode gerar até uma situação constrangedora.Pois bem, depois de clicar no botão "Opções de AutoCorreção" vai abrir a janela conforme apresentado à direita, sendo que no campo Substituir você vai desejar a opção que você quer substituir, por exemplo 'nssht', sem as aspas simples. No campo da Por, à direita, você vai digitar a expressão pela qual você quer substituir, por exemplo: 'Norma de Saúde, Segurança e Higiene do Trabalho'.
O único cuidado necessário aqui é na hora de colocar minúsculas e maiúsculas porque o Word vai agir de forma diferente se você colocar no campo Substituir palavras escritas com letras maiúsculas ou não. Citando alguns exemplos:
Se você digitar no Campo "Substituir" o termo NSSHT, com todas maiúsculas e, no texto, você digitar nssht com as letras minúsculas, o Word não vai substituir.
Se você digitar no Campo "Substituir" o termo Rte, pedindo para substituir pela expressão "parte Reclamante", se você não digitar exatamente da forma como você programou, com a primeira maiúscula, o Word não vai substituir. Depois de fazer alguns testes, mesmo digitando RTe e RTE, o Word fez a substituição de forma correta.
No entanto, se você digitar no Campo "Substituir" o termo 'cct', pedindo para substituir por 'convenção coletiva de trabalho', se você digitar Cct com a primeira letra maiúscula, a expressão "Convenção coletiva de trabalho" também ficará com a primeira letra maiúscula. Se você escrever CCT, todas as letras vão ficar maiúsculas, escrevendo "CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO".
1. Macros (Agilizam trabalhos de formatação e executa comandos de forma automática).
As macros são gravações, não de digitações, mas de comandos realizados, tanto por teclas de atalho, quanto por comandos executados nos menus do Word. Enfim, é um tratamento do texto digitado.
Se você usa muito sobrescrito, subscrito, texto todo maiúsculo, a formatação das citações de jurisprudência, enfim, todas essas atividades repetitivas, principalmente de formatação, elas podem ser feitas pelas macros.
Antes de gravar uma macro e executá-las, é necessário você habilitar que o Word execute macros. Siga o passo a passo do vídeo, a partir de 3:18.
É necessário ter em mente que, antes de você gravar uma macro, você precisa saber exatamente o que fazer. Se você estiver seguindo as orientações de alguém, primeiro faça e depois grave a macro.
Importante também seguir um roteiro: Exibição / Macro / Gravar Macro... / Executar os comandos / PARAR GRAVAÇÃO.
Importante! pergunte-se, amarre um lacinho no dedo, escreva em um post-it colado na tela do computador: "parar a gravação". Há dois lugares onde clicar para parar a gravação. Não há desculpas para esquecer.
Gravar Macro... você já deve, desde logo, escolher um nome para a sua Macro e escrever, no compa "Nome da Macro", como no caso abaixo, que eu escolhi UCase, porque o termo UpperCase significa colocar todas as letras maiúsculas, sendo que seria para isso que a macro seria gravada.
Alguns cuidados são necessários ao atribuir uma tecla de atalho:
2. Antes de gravar a macro, execute as ações uma vez para ter certeza de que você sabe onde os comandos estão. Isso pode ocupar algumas linhas de comando no script, atrapalhando o resultado final, ou simplesmente sobrecarregando o computador e demorando mais para o efeito aparecer.
3. Ao clicar em Exibição / Macros /
Gravar Macro, escolha, desde já, um nome para a macro. Edições posteriores no depurador do script pode fazer perder o vínculo do atalho configurado com o macro.4. Antes de atribuir um atalho, certifique-se de que o atalho escolhido está realmente escrito de forma correta no campo "Pressione a nova tecla de atalho", porque o dedo pode resvalar em alguma outra tecla, ou, por insegurança, na hora de pressionar a combinação de teclas, não sair uma combinação de teclas separadas por sinal de adição, mas sequência de teclas separadas por vírgulas. Se aparecer vírgula nesse campo, delete e tente de novo.
5. Clique em Atribuir antes de fechar a caixa de diálogo "Gravar Macro" e;
6. Fechando a caixa de diálogo do tópico anterior, grave a macro da forma mais rápida e fluida possível, sem confiar em tentativas e erros, porque isso pode sobrecarregar o script e acabar sendo executado de forma muito lenda. Se for para executar uma macro de forma lenta, então vale a pena executar as ações de forma manual.
7. CLIQUE EM PARAR GRAVAÇÃO. Não se esqueça de parar a gravação. Parando a gravação, verifique na lista de macros gravadas pela opção
Exibir Macros se a macro que você acabou de gravar está lá, estando lá, tente executá-la. Se ocorrer algum problema ou aparecer alguma advertência na tela, delete essa macro e tente gravar de novo.Eu gostaria de já explicar sobre a Mala Direta neste mesmo artigo, mas por ser um assunto diferente e demandar uma explicação mais detalhada, vou deixar essa explicação para o próximo artigo.
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