MALA DIRETA - Configurações no MS-Word para aumentar a produtividade na Advocacia #2

TEXTOS E VÍDEOS APRESENTANDO DICAS DE COMO FAZER UMA MALA DIRETA NO MS-WORD PARA UMA ADVOCACIA DE ALTA PRODUTIVIDADE SEM ABRIR MÃO DA QUALIDADE DOS SERVIÇO.

Em que pese o presente artigo seja acompanhado de vídeo, isso não tira a importância do texto que o acompanha, porque há uma série de informações, complemento e até correções ao conteúdo apresentado no vídeo.

Primeiramente, conceitualizando o que é Mala-Direta, ela é uma forma de criar um modelo de documento com campos dinâmicos que vão atualizar com informações retiradas de uma tabela, sendo que cada versão dessa carta modelo corresponderá a uma linha da tabela.

Primeiramente, nós vamos iniciar mencionando como se faz uma mala-direta, depois nós vamos citar exemplos.

A opção Mala-Direta está disponível na tab CORRESPONDÊNCIAS, sendo que os botões para fazer uma mala-direta ocupa quase que de forma integral a tab.

No nosso caso, como nós vamos fazer uma petição, vamos sempre usar a opção "cartas", ou simplesmente não selecionar nada nesse primeiro ícone, mas não é necessário selecionar nada nesse primeiro ícone se você estiver com um documento que vai servir de carta modelo já aberto, podendo passar diretamente para o segundo ícone da Mala-Direta.

No botão à direita dessa opção é o de selecionar destinatários, ou seja, selecionar a tabela que consta as informações que serão mescladas no documento padrão.

Você pode criar uma tabela nova, mas é mais simples pegar algo que já esteja salvo no computador e simplesmente fazer a mesclagem. Nesse ponto não tem segredo: vai abrir uma janela do Windows Explorer para você localizar o documento que contém a tabela.

Uma vez selecionado o arquivo que contém a tabela, podendo ser, tanto um Planilha, Documento do Word, Base de Dados do Access, Arquivo CSV, etc, a primeira linha da tabela vai ser importada como nome dos campos de mesclagem e será possível ver os dados da tabela importada clicando na opção "Editar Lista de Destinatários". Nessa opção é possível selecionar quais linhas da tabela você quer importar, se não desejar importar todas, procurar registro em duplicidade, dentre outras opções que são bem intuitivas, mas de uso pouco prático, porque, na verdade, a idéia primordial da mala direta é inserir os campos de mesclagem, sendo que vamos pular as opções intermediárias e ir diretamente para a importação dos campos de mesclagem.

Como dito no vídeo, mesmo sendo possível importar tabelas do Excel, recomendo fortemente que, se for o caso você copie o conteúdo do Excel para um documento do Word e utilize esse novo documento como origem dos dados de mesclagem, não a planilha do Excel.

Como exemplo de uma tabela usada para servir de origem de dados, colocamos o exemplo abaixo, indicando nos parágrafos seguintes como usar.

Por exemplo, um preâmbulo que contenha as seguintes informações:

Fulano da Silva, brasileiro, casado, empresário, portadorx da Cédula de Identidade, RG nº 9.012.345-6, inscrito no CPF/MF sob nº 556.778.901-23, residente e domiciliado na Rua Quial Aga, nº 90, na Cidade e Comarca de Mundiaré da Serra do Norte, Estado do PN.

Nesse exemplo, todos os integrantes da lista moram em Mundiaré da Serra do Norte, Estado do PN, mas seria possível adicionar nova coluna para a cidade, outra para o Estado e assim por diante.

Imagina que pudéssemos substituir todos os elementos em vermelho de forma dinâmica pelos dados constantes da tabela acima.

Quando nós selecionamos o documento que contém a tabela com os dados que você quer mesclar no documento, a primeira linha da tabela aparece na lista "Inserir Campo de Mesclagem", como se fosse o nome que você deu para aquela coluna. Dessa forma, na coluna "Nome", o Word vai importar todos os dados, exceto a primeira linha, porque essa vai ser a linha que dá nome aos elementos daquela coluna.

Na prática, o que você vai fazer, é posicionar esses campos de mesclagem onde você quer que sejam inseridos os elementos dinâmicos do texto, os campos de mesclagem, os elementos variáveis do documento, deixando os elementos fixos como texto comum.

Depois de realizar a mesclagem dos campos, o documento vai ficar com o aspecto do texto abaixo:

Observe que os campos dinâmicos são representados pelo que está escrito na primeira linha da tabela entre « e ».

Para exibir os resultados da mesclagem e navegar entre as diferentes versões do documento, você tem os controles dentro do quadro "Visualizar Resultados":

Se você selecionar a opção "Visualizar Resultados", no lugar dos «CamposDaTabela» vai aparecer o texto correspondente da primeira linha da tabela. Para navegar entre os outros resultados, basta usar o controle  para visualizar o resultado com os dados da primeira linha da tabela,  para visualizar o resultado da linha anterior,  para visualizar o resultado com os dados da próxima linha e  para visualizar o resultado com os dados da última linha da tabela.